Kiedy pada pomysł zorganizowania konferencji prasowej, często wzbudza on wiele euforii, oczekiwań i wyobrażeń klienta – dziennikarze, fotoreporterzy, kamery i wiele publikacji w mediach. Żeby jednak pomysł w efekcie realizacji nie okazał się porażką, należy go dokładnie przemyśleć. Pomogą w tym obiektywne odpowiedzi na kilka kluczowych pytań: po co zwołujemy konferencję, czyli jakie cele chcemy poprzez nią osiągnąć?, jakie informacje mamy do przekazania dziennikarzom? kto ma na niej wystąpić?
Konferencja prasowa – nic na siłę
Myśląc o konferencji prasowej, warto uważnie zastanowić się nad powodami jej organizacji. Czy na pewno wiadomości, które mają być przekazane, są na tyle ważne z punktu widzenia mediów, żeby je ogłaszać właśnie poprzez bezpośrednie spotkanie z dziennikarzami? Udział w konferencjach prasowych wymaga poświęcenia czasu reporterów, a czas dla wielu jest dobrem niezwykle cennym. Zwoływanie spotkań prasowych nie powinno być zatem nadużywane, a stosowane w uzasadnionych sytuacjach. Łatwo bowiem zniechęcić dziennikarzy do uczestnictwa w tego rodzaju wydarzeniach, gdy okazuje się, że organizator nie przedstawia na konferencji nowych, wartościowych danych, a jedynie wykorzystuje okazję do nawiązania kontaktów z mediami z nadzieją na zaistnienie w gazetach, telewizji, radiu czy internecie.
News pożądany przez media
Media stale szukają nowych wiadomości, które mogą zainteresować i poruszyć opinię publiczną, a konferencje prasowe powinny je właśnie dostarczać. Niezwykle istotne jest zatem ustalenie, co możemy powiedzieć dziennikarzom, czy temat i materiały, które chcemy zaprezentować, są rzeczywiście atrakcyjne merytorycznie i - co najważniejsze - nie powielają informacji już dostępnych. Atutem konferencji prasowej jest możliwość dokładnego zaprezentowania zagadnienia mediom, wyjaśnienia skomplikowanych tematów i wypowiedzenia się w jednym czasie do wielu dziennikarzy. Dzięki temu nie ma potrzeby aranżowania pojedynczych wywiadów i rozmów. Jest to również o tyle istotne, że wykorzystywanie tego samego newsa w kilku indywidualnych spotkaniach z mediami może doprowadzić do niezadowolenia dziennikarzy, kiedy okaże się, że informacje im przekazane zostały już upublicznione przez kolegę z innej redakcji. Na konferencji prasowej wszystkie media traktowane są równo.
Kto zmierzy się z mediami?
Przed podjęciem decyzji o organizacji konferencji prasowej przemyślenia wymaga, kto wystąpi na konferencji prasowej. Znane osoby, autorytety w danej dziedzinie zawsze podnoszą atrakcyjność spotkania. Liczba prelegentów powinna być rozsądnie określona, gdyż zbyt dużo osób zasiadających za jednym stołem konferencyjnym może być negatywnie postrzegane. Poza tym ważne jest, aby mówcy byli dobrze przygotowani, znali dokładnie temat i wypowiadali się w sposób przystępny i zarazem interesujący dla odbiorców. Zbytnia trema, niepewność siebie, strach przed występami publicznymi może sprawić, że odbiór przez reporterów nie będzie dobry.
Kwestie techniczne, czyli diabeł tkwi w szczegółach
Wcześniejsze zaplanowanie przebiegu konferencji bez wątpienia ma znaczenie. Istotny jest chociażby wybór odpowiedniego miejsca, wygodnego i funkcjonalnego z punktu widzenia przeprowadzenia tego typu spotkania. Ważne jest również wytypowanie właściwych mediów (zainteresowanych tematem konferencji), do których skierowane zostanie zaproszenie. Powinno być ono wysłane z odpowiednim wyprzedzeniem, aby dziennikarze mogli zarezerwować swój czas. Przydane jest także zaopatrzenie gości w materiały, które będą systematyzowały omawiane zagadnienia, a także przygotowanie prezentacji czy materiałów multimedialnych pokazywanych podczas spotkania.
Droga do sukcesu
Umiejętnie przygotowana konferencja prasowa zarówno pod względem merytorycznym jak i organizacyjnym pomaga zyskać rozgłos danej sprawie. Jednak żeby na tym polu odnieść sukces, należy spełnić kilka warunków, aby nie doprowadzić do klęski - bardzo niskiej frekwencji reporterów, słabego odzewu w mediach czy też negatywnych publikacji. Warto zatem organizację konferencji prasowej oddać w ręce profesjonalistów PR, którzy swoim doświadczeniem na tym polu mogą trafnie doradzić, sprawnie przygotować i właściwie przeprowadzić spotkanie z mediami.
10 czynników sukcesu konferencji prasowej
- Ważny, ciekawy temat
- Niepublikowane dotychczas informacje
- Dobrzy prelegenci
- Atrakcyjny przekaz
- Właściwe media
- Interesujące zaproszenie
- Odpowiedni czas
- Przystępne miejsce
- Niezawodne zaplecze techniczne
- Systematyzujące wiedzę materiały
