Wysyłając informację prasową do mediów, firmy liczą na pozytywny efekt w postaci wzmożonego zainteresowania dziennikarzy tematem i licznych publikacji. Jednak nie zawsze oczekiwania zostają spełnione. Wówczas pojawiają się pytania, dlaczego informacja nie zaciekawiła dziennikarzy i czy zostały popełnione jakieś błędy? Warto zatem poznać podstawowe zasady przygotowania i dystrybucji prawidłowej informacji prasowej, a także elementów, które zwiększają szanse na jej rozpowszechnienie w mediach.
Jak zredagować informację prasową?
Informację prasową można podzielić na trzy podstawowe części: tytuł, lead i rozwinięcie. Tytuł powinien przyciągać uwagę i jednocześnie być zapowiedzią tego co kryje informacja prasowa. Atrakcyjność tytułu często przesądza o tym, czy dziennikarz otrzymujący codziennie liczne teksty, zajrzy do przesłanego materiału. W leadzie należy zawrzeć wszystkie kluczowe informacje i dane, które dadzą podstawową wiedzę o opisywanym temacie. Może się bowiem zdarzyć, że tylko ta część komunikatu zostanie opublikowana. Z kolei więcej szczegółów można zaprezentować w rozwinięciu napisanym na zasadzie odwróconej piramidy, czyli najważniejsze informacje powinny znaleźć się na początku. Atutem, jest również uwzględnienie w tekście cytatu przedstawiciela firmy, bowiem często dziennikarze oczekują komentarzy konkretnych osób. Na końcu warto zawrzeć krótki opis firmy, do której informacja się odnosi. Żeby podkreślić aktualność komunikatu, nie zapominamy o dacie. Ponadto należy podać kontakt do osoby (imię i nazwisko, adres e-mail, telefon), która w razie potrzeby udzieli dziennikarzowi dodatkowych informacji. Zazwyczaj jest to osoba odpowiedzialna za PR firmy.
Zwiększyć szanse publikacji
Opracowując informację prasową należy zastanowić się uważnie nad atrakcyjnością prezentowanego tematu i danych z punktu widzenia zainteresowania dziennikarzy i odbiorców ich tekstów. Żeby zwiększyć szanse na jej pojawienie się w mediach, musi ona być przede wszystkim ciekawa i aktualna, uwzgledniająca nowe, dotąd niepublikowane dane i fakty. Wykresy, statystyki czy zdjęcia z pewnością uatrakcyjniają materiał. Świat mediów goni za newsami, tym samym informacja prasowa powinna wpisywać się w to, co chcą publikować dziennikarze i wiedzieć ludzie. Tym samym komunikat musi być ważny nie tylko dla firmy, ale również dla odbiorców, do których jest kierowany. Trzeba także pamiętać o tym, że informacja prasowa to nie materiał promocyjno-reklamowy i nie powinno się stosować w niej języka marketingowego. Należy skupić się na konkretach i liczbach, a także napisać ją w trzeciej osobie. Poza tym pożądana jest zwięzłość oraz nieskomplikowany język. Użycie fachowego żargonu może znacznie utrudnić zrozumienie materiału. Dziś rzadko kto ma czas na czytanie długich i nazbyt szczegółowych tekstów.
Wysyłka, czyli element know-how
Żeby informacja prasowa zaciekawiła media, musi być wysłana do właściwych dziennikarzy, czyli tych. którzy potencjalnie mogą być zainteresowani tematem komunikatu. Poza tym istotny jest czas jej dystrybucji, należy bowiem uwzględniać nie tylko terminy zamknięcia numerów, ale także planowania tematów w mediach. Zbyt późne wysłanie informacji może skutkować brakiem publikacji, mimo ciekawej treści pressa. Aktualność newsa szybko mija i nierzadko następnego dnia informacja staje się już zbyt stara aby o niej pisać, zwłaszcza. jeśli już ukazała się np. w mediach elektronicznych. Po wysyłce można również zadzwonić do kluczowych dziennikarzy, by upewnić się, że otrzymali i przeczytali informację.
Korzystając z usług dobrego specjalisty PR przy opracowaniu i dystrybucji informacji prasowej należy liczyć na odpowiednie sformułowanie tekstu, umiejętne zaprezentowanie tematu, obiektywną ocenę danych i właściwy dobór dziennikarzy. Wszystkie te elementy mają znaczący wpływ na szansa na pojawienie się prezentowanego tematu w mediach.
