Kompap, jedna z największych grup poligraficznych w Polsce, wdrożyła nowy system obiegu e-faktur zintegrowany z KSeF. To rozwiązanie wprowadzone na rynek przez Komunikację Masową - podmiot specjalizujący się w generowaniu, dystrybucji i archiwizacji dokumentacji elektronicznej oraz papierowej dla największych firm finansowych, ubezpieczeniowych i telekomunikacyjnych w Polsce. Rozwiązanie jest, przeznaczone zarówno dla małych, jak i większych firm, pozwala na przygotowanie się do korzystania z Krajowego Systemu eFaktur i przejście na elektroniczny obieg dokumentów księgowych.
System obiegu e-faktur zintegrowany z KSeF jest rozwiązaniem usprawniającym wewnątrzfirmowy obieg, opisywanie i akceptację faktur zakupowych. Platforma online przygotowana przez Komunikację Masową zapewnia opcję automatycznego powiadamiania pracowników firmy o nowej fakturze zamieszczonej w KSeF i pobrania jej do dedykowanego panelu, gdzie może być opisana przez uprawnione osoby, by w końcu trafić do księgowości bez potrzeby drukowania czegokolwiek. Obieg dokumentów określony w panelu systemu jest projektowany według indywidualnych wymagań Klientów.
- W wielu firmach, wbrew pozorom nie tylko małych, ale też średnich i większych, ten proces wciąż odbywa się papierowo. Nawet przysyłane mailem do firmy faktury w wersji pdf są drukowane i krążą po kolejnych działach i biurkach opisujących je pracowników, zanim w końcu trafią do księgowości. To też powoduje, że czasami faktury giną, niszczą się albo proces ich opisywania odwleka płatność. Do tego dochodzi samo zużycie tzw. biurkowego papieru, które paradoksalnie rośnie w ostatnich latach, zamiast spadać. Nasze rozwiązanie pozwala tego uniknąć, jest proste, a przy tym bezpieczne. Wszystkie powierzone nam dane są bowiem przechowywane z zastosowaniem niezwykle rygorystycznych systemów bezpieczeństwa i podlegają regularnym audytom. Swoją dokumentację masową powierzają nam bowiem największe banki, ubezpieczyciele czy firmy dostarczające media. Wszystkie dokumenty są zabezpieczane według tych samych standardów - mówi Piotr Mazur, prezes spółki Komunikacja Masowa.
Właśnie bezpieczeństwo danych to duży atut i wyróżnik wdrażanego przez grupę Kompap systemu opracowanego przez Komunikację Masową. Dane jej klientów znajdują się na serwerach zlokalizowanych w Polsce i chronionych elektronicznie oraz fizycznie. W zakresie bezpieczeństwa danych Komunikacja Masowa spełnia również normy ISO 27001 oraz ISO 9001, a także inne wytyczne, np. Komisji Nadzoru Finansowego.
- Grupa Kompap w ostatnich latach rośnie i organicznie, i przez przejęcia. Inwestujemy w rozwój naszych dwóch największych drukarni, OZ Graf i BZ Graf, w 2022 r. kupiliśmy od Asseco wyspecjalizowaną w obsłudze dokumentacji spółkę Komunikacja Masowa, a wcześniej drukarnię w Laskowicach. Działanie w rozwijającej się organizacji powoduje, że musimy i chcemy coraz bardziej usprawniać codzienne funkcjonowanie. Wchodzący wkrótce w życie KSeF, poza tym, że nakłada nowe obowiązki dotyczące wystawiania faktur, jest także dobrą okazją, żeby wejść w kolejną fazę firmowej cyfryzacji. System, który wprowadziła na rynek i wdrożyła u nas Komunikacja Masowa, poprawia naszą efektywność na poziomie grupy, jak i poszczególnych firm – komentuje Waldemar Lipka, prezes Kompapu.
System obiegu e-faktur zintegrowany z KSeF jest rozwiązaniem przygotowanym z myślą o firmach, do których wpływa co najmniej 30 faktur zakupowych miesięcznie. To zatem rozwiązanie zarówno dla małych i średnich przedsiębiorców, jak i większych podmiotów. Autorskie narzędzie Komunikacji Masowej jest rozwiązaniem typu SaaS (System as a Service), nie trzeba więc instalować lokalnie oprogramowania, a dostęp do niego jest poprzez serwis online. System nie jest rozwiązaniem pudełkowym, w każdym przypadku jest dostosowany do indywidualnych potrzeb danej firmy, a wdrożenie trwa na ogół od dwóch do czterech tygodni przy zaangażowaniu z obu stron.
